Black Friday bez chaosu: 7 rzeczy, które warto sprawdzić w logistyce już w październiku

1. Czy logistyka zna plan sprzedaży?

Magazyn potrzebuje czegoś więcej niż informacji: „będzie dużo zamówień”. Ważne są prognozy dzienne, liczba sztuk w zamówieniu, udział poszczególnych kanałów oraz produkty objęte promocją.

Ta sama liczba zamówień może oznaczać zupełnie inne obciążenie, jeśli zmieni się struktura koszyka.

Sprawdź: czy sprzedaż, marketing i logistyka pracują na wspólnym planie oraz wiedzą, kiedy spodziewać się największych wzrostów.

2. Czy masz właściwy zapas?

Pełny magazyn nie oznacza gotowości do sezonu. Można mieć nadmiar wolno rotującego towaru i jednocześnie brakować produktów, które będą promowane.

Warto sprawdzić dostępność bestsellerów, potwierdzone terminy dostaw oraz zgodność stanów fizycznych z systemem. Towar zalegający powinien mieć osobny plan — inaczej zajmuje miejsce i zamraża kapitał potrzebny na sezon.

Sprawdź: czy produkty promocyjne będą dostępne i przygotowane do kompletacji przed rozpoczęciem kampanii.

3. Ile zamówień magazyn naprawdę obsłuży?

Średnia wydajność ze spokojnego tygodnia może być myląca. W szczycie liczy się przepustowość całego procesu: od przyjęcia przez kompletację i pakowanie po przekazanie przesyłek przewoźnikowi.

Dodatkowi pracownicy przy kompletacji niewiele pomogą, jeśli ograniczeniem są stanowiska pakowania, drukarki lub przestrzeń odkładcza.

Sprawdź: gdzie znajduje się wąskie gardło i ile zamówień dziennie można wysłać przy utrzymaniu jakości oraz uzgodnionego terminu.

4. Czy zespół jest przygotowany i zmotywowany?

Pracownicy sezonowi potrzebują szkolenia i jasnych instrukcji. Ale to stała ekipa — liderzy, operatorzy i doświadczeni pracownicy — utrzymuje tempo, rozwiązuje problemy i wspiera nowe osoby.

Przed sezonem warto sprawdzić, czy zespół zna cele, rozumie podział odpowiedzialności i wie, jak będzie doceniony dodatkowy wysiłek. Zasady premiowania, organizacja zmian i wsparcie liderów powinny być ustalone wcześniej.

Potrzebne są również trzy warianty działania:

• Plan A: obsługa prognozowanego wolumenu przy zaplanowanej obsadzie i odbiorach.
• Plan B: reakcja na większą liczbę zamówień, absencje lub narastające zaległości — z ustaloną rezerwą ludzi i dodatkowych odbiorów.
• Plan C: działanie przy poważnym zakłóceniu, np. awarii systemu lub braku odbioru przesyłek — z priorytetami realizacji, rozwiązaniem zastępczym i komunikacją do klientów.

Każdy wariant musi mieć właściciela, warunki uruchomienia i konkretne działania. Plan, o którym wie tylko dyrektor, niewiele pomoże zespołowi na zmianie.

Sprawdź: czy stała ekipa ma motywację i zasoby do pracy oraz czy liderzy wiedzą, kiedy przejść z planu A na B lub C.

5. Czy przewoźnicy potwierdzili możliwości odbioru?

Spakowane zamówienie nie jest jeszcze wysłanym zamówieniem. Trzeba uzgodnić godziny odbiorów, przewidywane wolumeny, dodatkowe transporty i zasady postępowania przy przekroczeniu planu.

Warto również znać dopłaty sezonowe oraz koszt rozwiązania awaryjnego.

Sprawdź: czy ustalenia z przewoźnikami są potwierdzone i czy masz alternatywę na wypadek niewystarczającej liczby odbiorów.

6. Czy systemy wytrzymają zwiększone obciążenie?

Sklep, ERP, WMS i system przewoźnika muszą sprawnie wymieniać dane. Przed szczytem warto przetestować przepływ zamówień, aktualizację zapasów, wydruk etykiet oraz obsługę anulowań.

Potrzebna jest też procedura na wypadek przerwy w działaniu integracji: kto reaguje, jak ustala się skalę problemu i jak bezpiecznie wraca się do pracy.

Sprawdź: czy test obejmuje cały proces aż do wysyłki, a nie tylko poprawne pojawienie się zamówienia w systemie.

7. Czy zwroty mają własny plan?

Po wzroście sprzedaży przychodzi kolejna fala pracy: zwroty. Jeśli zabraknie obsady i miejsca na ich obsługę, towar będzie czekał na ocenę zamiast wrócić do sprzedaży.

Warto określić czas przyjęcia, kontroli i ponownego udostępnienia produktu, a także sposób przekazywania informacji do obsługi klienta i finansów.

Sprawdź: czy zwroty mają przypisaną odpowiedzialność, zasoby i mierzalny termin obsługi.