PL
EN
Towar zamówiony, kampania sprzedażowa zaplanowana, klienci czekają. Wystarczy jednak opóźnienie transportu, żeby dobrze ułożony harmonogram przestał działać. Firma zostaje wtedy z trudnym wyborem: czekać, dopłacić za szybszą dostawę czy ograniczyć sprzedaż?
Plan awaryjny warto przygotować, zanim pojawi się problem. Pod presją czasu łatwo zaakceptować kosztowne rozwiązanie, które nie uratuje najważniejszych zamówień.
Najpierw ustal, które towary naprawdę muszą dotrzeć na czas
Nie każda dostawa ma takie samo znaczenie. Brak jednego komponentu może zatrzymać produkcję, a opóźnienie sezonowego produktu może pozbawić go najlepszego momentu sprzedaży. Inny towar można dostarczyć później bez poważnych konsekwencji.
Dlatego warto podzielić zamówienia według skutków opóźnienia. Priorytet powinien wynikać z potrzeb biznesu: zobowiązań wobec klientów, dostępnego zapasu, marży oraz terminu sprzedaży.
Sprawdź, do kiedy możesz zmienić decyzję
Możliwości działania zależą od etapu dostawy. Towar czekający u dostawcy daje inne opcje niż przesyłka już znajdująca się w drodze.
Jeszcze przed wysyłką ustal z operatorem:
- do kiedy można zmienić rezerwację lub środek transportu;
- czy możliwe jest podzielenie zamówienia;
- jakie opłaty wiążą się ze zmianą;
- kto potwierdza nowy termin i dostępność miejsca.
Alternatywną trasę trzeba sprawdzić pod kątem tego samego zakłócenia. Inny przewoźnik nie pomoże, jeśli korzysta z tego samego zablokowanego odcinka.
Policz koszt opóźnienia i koszt ratowania dostawy
Cena transportu to tylko część rachunku. Przy ocenie wariantu awaryjnego uwzględnij dodatkowy przewóz, przeładunki, obsługę i magazynowanie. Po drugiej stronie postaw skutki czekania: utraconą marżę, ewentualne kary, przestój produkcji lub niewykorzystany budżet kampanii.
Przyspieszenie całego zamówienia nie zawsze jest uzasadnione. Czasem lepiej wysłać pilną część innym środkiem transportu, a pozostały towar pozostawić na pierwotnej trasie. Taki podział wymaga sprawdzenia dostępności, dokumentów i pełnych kosztów obsługi.
Wyznacz osobę, która może podjąć decyzję
Plan B powinien mieć właściciela. Ustal, kto zbiera informacje, kto ocenia wpływ na sprzedaż i kto zatwierdza dodatkowy wydatek. Określ również limit kwotowy oraz sposób eskalacji.
W przeciwnym razie firma może znać rozwiązanie, ale stracić czas na szukanie osoby, która je zaakceptuje.
Kontroluj terminy razem z zapasem
Warto regularnie zestawiać przewidywane terminy dostaw z zapasem i planem sprzedaży. Jeżeli prognozowane wyczerpanie towaru wypada przed jego uzupełnieniem, potrzebna jest decyzja: przyspieszenie części dostawy, wykorzystanie zamiennika albo zmiana planu sprzedaży.
Sam status „w drodze” niewiele mówi o ryzyku. Potrzebujesz aktualnego terminu, informacji o jego wiarygodności oraz oceny konsekwencji kolejnego opóźnienia.
Od czego zacząć?
Wybierz kilka najważniejszych dostaw i przygotuj dla każdej krótką kartę: termin potrzebny firmie, aktualny etap transportu, zapas, wariant awaryjny, koszt zmiany i osoba decyzyjna. Następnie sprawdź te założenia z dostawcą i operatorem.
W HelpLogistic pomagamy analizować organizację dostaw, koszty i odpowiedzialność za decyzje oraz przygotować scenariusze działania na wypadek zakłóceń.